Ein Geschäftsführer zeigte mir per Bildschirmaufnahme, wie sein Vertrieb vor jedem Angebot fünfundvierzig Minuten Zahlen abtippt. Wir haben die Klick-Arbeit automatisiert und die drei Entscheidungen, auf die es ankommt, beim Menschen gelassen. Warum dieser Zuschnitt fast überall passt.
Mai 2026 · Notiert von · liest sich in ~3 Minuten
Der Geschäftsführer teilte seinen Bildschirm, um mir zu zeigen, wie sein Vertrieb ein Angebot baut. Es dauerte fünfundvierzig Minuten. Keine davon war schwierig. Genau das war das Problem.
Das Unternehmen sitzt in Hamburg, rund neunzig Leute, die meisten in der Entwicklung. Es macht Gebäude energieeffizient. Verkauft wird über eine Einsparanalyse: Der Kunde schickt einen Fragebogen, die Firma rechnet aus, wie viel sich mit ihrer Technik sparen lässt, und packt das Ergebnis in eine Präsentation.
Der Geschäftsführer klickte sich durch sechs Stationen. Zahlen aus dem Fragebogen abtippen. In eine Rechen-Datei mit dreiundzwanzig Tabellenblättern übertragen. Einheiten geradeziehen, weil mal Euro und mal Cent drinstand. Eine Amortisation rechnen. Alles in eine Präsentation mit siebzehn Folien kopieren. Speichern, abschicken, beim nächsten Kunden von vorn.
Das war keine Raketenwissenschaft. Es war Fleißarbeit, jede Woche, immer dieselbe.
Der naheliegende Weg wäre ein Knopf gewesen: Fragebogen rein, Präsentation raus. Ich habe es bewusst anders gebaut, und der Grund gilt für fast jede Organisation.
Das Wertvolle an diesem Prozess ist nicht das Abtippen. Es sind drei Entscheidungen, die ein erfahrener Mensch trifft. Welche Einsparung ist für diesen Kunden realistisch? Kauf oder Miete? Welches Amortisationsziel passt zu diesem Gespräch? Dazu kommt ein Gespür, das kein Skript hat. Wenn ein Verbrauch zehnmal zu hoch aussieht, stutzt ein Mensch. Ein Programm rechnet weiter und liefert eine schöne, falsche Folie.
Wer diese drei Entscheidungen wegautomatisiert, spart ein paar Minuten und verschenkt die Qualität, die den Verkauf trägt.
Also baute ich einen Assistenten, der die stumpfe Arbeit übernimmt und an genau diesen drei Stellen anhält.
Der Vertrieb öffnet den Fragebogen. Das System liest die Zahlen, schlägt ein Ergebnis vor und markiert, was verdächtig aussieht. Der Mensch prüft, korrigiert, entscheidet. Dann öffnet sich eine vorausgefüllte Excel. Diese Datei rechnet sauber durch, der Vertrieb speichert, und erst daraus entstehen Präsentation und PDF. Die geprüfte Excel hat das letzte Wort, kein verstecktes Modell.
Aus fünfundvierzig Minuten Abtippen wurden ein paar Sekunden. Die Zeit, die frei wird, geht in mehr Kundengespräche. Vom ersten Termin bis zum laufenden Prototyp vergingen keine drei Wochen.
Die schönste Geschichte wäre gelogen, wenn ich die Sackgassen weglasse.
Eine Version der Eingabemaske spuckte plötzlich Unsinn aus. Eine Amortisation von 0,1 Jahren. Eine Ersparnis in Millionenhöhe. Die Ursache war winzig: Zwei Schreibweisen verwechselten Tausenderpunkt und Dezimalpunkt, aus 0,0827 wurde 827. So einen Fehler findet man nicht am Schreibtisch. Ich habe denselben Fall einmal von Hand und einmal mit dem Agenten gerechnet und die Ergebnisse nebeneinandergelegt, bis sie auf den Cent passten.
Der zweite Stolperstein war Excel selbst. Eine Formel zerlegte sich beim Neurechnen auf dem Mac. Die Lösung war unspektakulär: an dieser Stelle einen festen, geprüften Wert hinterlegen, statt einer Formel zu vertrauen, die je nach Version anders reagiert. Solche Details entscheiden, ob ein Werkzeug benutzt wird oder nach zwei Wochen in der Schublade landet.
Fast jede Organisation hat eine eigene Version dieser fünfundvierzig Minuten. Jemand baut regelmäßig ein Dokument aus verstreuten Daten zusammen. Angebote, Wirkungsberichte, Förderanträge, Monatsreports.
Bevor du so etwas automatisierst, stell drei Fragen. Welche Aufgabe macht jemand jede Woche neu, obwohl sie fast immer gleich läuft? Wo genau steckt das Urteil, das ein Mensch fällen muss? Und was passiert, wenn die Daten mal nicht stimmen?
Wer die letzten beiden Fragen ernst nimmt, baut ein Werkzeug, das den Menschen klüger macht. Wer sie überspringt, baut eins, das er heimlich umgeht.
45 Minuten, ein Bildschirm geteilt, eine ehrliche Einschätzung. Kein Verkaufsgespräch, ich zeige dir, wo ich Hebel sehe und wo nicht.